Case 5：再利用可能なWordの共通部品の登録と一括更新機能

ご相談の背景

複数の文書で会社の住所やロゴ画像が使用されているが、引っ越しで住所が変わり、修正しなければならない文書を探すのが大変。1か所を変更するだけで他の文書に反映させられないか？ 会社のロゴのような、大量で使われている画像も同じような仕組で更新を反映させたいが、何か良い方法は無いかと相談を受けました。

お客様の課題		導入後のお客様の声
住所は他の文書からコピ＆ぺーストしているが、何か所で使われているかを追えず、変更が必要な箇所が分からない 会社のロゴ画像が文書によって微妙に異なったり、古いロゴのまま使われいたりして何とか統一したい 文書が何千ファイルもあり、いちいち全部を開いて確認なんてしていられないし、全文検索もとても時間がかかる		引っ越し後の住所の変更作業が楽になった! 使いたい部品を別の文書から探す必要がなく、簡単に必要な部品を検索できるようになった! 部品を修正するだけでその部品を使用している全ての文書の内容も一括更新されるので便利!

ヒューリンクスの提案

複数の文書で使い回す部品群をCMS上で一元管理し、WordアドインからCMS上の部品を検索して挿入するシステムをご提案をしました。これにより、住所や連絡先といった定型文の挿入が非常に簡単になりました。

共通部品を含む文書を編集中に「最新の状態に更新」機能を使用することで、文書内で使用されている共通部品や画像をCMSの最新の物に差し替えることができます。

また、共通部品や画像ごとに使用している文書の一覧もデータベースで管理しますので、共通部品を更新後に確認すべき文書の一覧の取得も簡単に取得できるようにしました。これを利用し、更新した部品を使用している文書一覧を取得し、最新の部品の状態に差し替えてCMSに登録する処理を実装しました。

この内容にご興味・ご関心はございますか？
お気軽にご相談ください。

他の開発事例はこちらから確認できます。