Case 4：CMSと連携した文書改訂と配布物作成作業の効率化

ご相談の背景

文書を編集する際にWordの変更履歴をOnにして行っているが、変更履歴をOnにすると変更前後の内容が混ざって表示されるので見づらいし、印刷に向かない。 編集完了後もCMSにコミットして配布用に目次出力やレイアウト調整する必要があり、この作業に時間がかかっている。 全体的に約款の編集から出版のフローを改善する提案が欲しいとご依頼を受けました。

お客様の課題		導入後のお客様の声
変更前後の状態を常に確認しながら編集したいが、変更履歴機能ではいちいち表示を切り替えるのが面倒 編集後の内容を印刷してチェックしたいが改訂前後の文書を別々に印刷する必要があり見比べられない 編集完了後にCMSにブラウザでログインしてアップロードするのが面倒、ローカルに保存したまま放置されるケースもある 配布用にフォントや表の見出し行の色を変えるのに毎回時間がかかるし、修正漏れが出ている 目次は毎回手作業で作っており、手間がかかりミスも出ている		改訂前後の内容の把握が劇的に分かりやすくなった！ 対照表の状態で印刷ができるので上長に説明する資料の作成が楽になった！ CMSへのコミットと出版用PDF出力を同時に行うので手間が減ったし修正漏れがなくなった！ 文書の編集から配布物の出力までの作業を全てWordのみで完結できるので作業効率が大幅に向上した！

ヒューリンクスの提案

Wordの変更履歴機能を使用するのではなく、新旧対照表の状態で文書を編集するようにご提案しました。

改訂前後の対照表の列幅を文書のサイズに合わせることで、改訂前後の見た目が比較元の文書に近くなります。また、ワンクリックで差分抽出も可能にしましたので改訂前後の内容と差分が一目で確認できます。

編集完了後、アドインから自動でCMSに登録し、目次出力やヘッダーとフッターとレイアウト調整を行ったPDFを別途生成する機能も合わせてご提案しました。

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